Использование формул в таблицах - отчетах

Ячейки таблиц – отчетов могут содержать не только текстовые значения и графические объекты (блоки), но также формулы, определяющие значение в выбранной ячейке на основании значений, содержащихся в других ячейках таблицы или других размещенных на чертеже таблиц.

При выборе ячейки (щелкнуть в середине ячейки) или ячеек таблицы - отчета отображается контекстная вкладка ленты «Ячейка таблицы», на которой расположены инструменты для редактирования ячеек и таблиц.

 

Формулу в выбранную ячейку таблицы можно вставить несколькими способами:

1. Выбрав нужную формулу в раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.

    

   

   
   
2. Запустив инструмент «Поле» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.

    

   

   
   
3. Выбрав нужную формулу в контекстном меню для выбранной ячейки.

    

   
   

   
   
4. Двойным щелчком по ячейке таблицы открывается контекстный редактор и формулу в ячейку можно ввести вручную.

Контекстная вкладка и контекстное меню открываются щелчком внутри ячейки таблицы.

Каждому столбцу таблицы присвоена буква (например, A, B, C и т.д.), а строкам – числа (например, 1, 2, 3 и т.д.). Системная переменная TABLEINDICATOR управляет отображением номеров строк и букв столбцов. По умолчанию системная переменная TABLEINDICATOR имеет значение «1», что означает, что номера строк и буквы столбцов отображаются при запуске текстового редактора. Назначение системной переменной значения «0» отключает видимость номеров строк и букв столбцов.

В обозначении ячеек используются буквы столбцов и номера строк. Например, ячейка, находящаяся в столбце «А» и строке «2», обозначается как «А2».

 

Формулы также определяются на основе диапазона ячеек, который задается путем ввода обозначений первой и последней ячеек диапазона, разделенных знаком «двоеточия» (:). Диапазон содержит все ячейки, находящиеся между крайними ячейками. Например, запись «A2 : C3» означает, что все ячейки второй и третьей строки в столбцах А, В и С входят в диапазон.

Если в диапазон включаются отдельные ячейки, то их обозначения разделяются «запятыми».

Формула должна начинаться со знака равенства (=) и может содержать любой из следующих знаков: знак плюс (+), знак минус (-), знак умножения (*), знак деления (/), знак возведения в степень (^) и скобки ().

Процедура вставки формул из раскрывающего списка «Формула»

1. Кликните внутри ячейки таблицы.
2. Выберите нужную формулу в раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты: «Сумма», «Среднее», «Количество», «Ячейка».

    

   

   
   
3. Далее следует отвечать на запросы программы.
4. При необходимости отредактируйте появившуюся в ячейке формулу.
5. Для сохранения изменений и завершения работы щелкните курсором в любом месте чертежа или нажмите ОК.

Рассчитанное по формуле значение отобразится в выбранной ячейке.

Процедура вставки поля «Формула» в ячейку таблицы

1. Кликните внутри ячейки таблицы.
2. Запустите инструмент «Поле» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты.

    

   

   
   
3. В диалоговом окне «Поле» в выпадающем списке «Категории полей» выберите «Объекты». В списке «Имена полей» выберите «Формула».

    

   

   
   
4. Для ввода формулы выполните одно из следующих действий:

• Нажмите нужную кнопку «Среднее», «Сумма» или «Кол-во». Диалоговое окно «Поле» временно закроется. Для указания диапазона ячеек укажите точку внутри первой и последней ячейки. В разделах «Формула» и «Формула для поля» отобразится формула для расчета значения выбранной ячейки.
• Нажмите кнопку «Ячейка». Диалоговое окно «Поле» временно закроется. Выберите ячейку в таблице – отчете для копирования ее значения в новую ячейку таблицы. В разделах «Формула» и «Формула для поля» отобразится обозначение исходной ячейки.

5.  При необходимости нажмите кнопку «Дополнительный формат» и настройте параметры отображения в новой ячейке.

 

6. Нажмите кнопку ОК для завершения расчета значения в новой ячейке.

7. Для сохранения изменений и выхода из редактора нажмите клавишу «Q» (Quit).

Процедура ввода формулы в ячейку таблицы вручную

1. Кликните внутри ячейки таблицы.
2. В раскрывающемся списке «Формула» на панели «Вставка» контекстной вкладки «Ячейка таблицы» ленты выберите «Уравнение».
3. Введите формулу (функцию или арифметическое выражение), как показано в следующих примерах.

=sum(a1:a25,b1) - Суммируются значения ячеек в строках с 1-ой по 25-ую столбца A и в первой строке столбца B.

=average(a100:d100) - Вычисляется среднее значение ячеек строки 100 столбцов A, B, C, D.

=count(a1:m500) - Отображается общее число ячеек в столбцах A…M строк 1…500.

=(a6+d6)/e1 - Суммируются значения в ячейках A6 и D6, полученный результат делится на значение в ячейке E1.

4. Для сохранения результатов вычислений и завершения работы с редактором щелкните на чертеже вне окна редактора или нажмите клавишу Enter.

В формулах, использующих процедуры суммирования, определения средних значений и подсчета количества, пустые ячейки и ячейки, не содержащие цифрового значения, игнорируются. Другие формулы выдают ошибку (#), если какая-либо включенная в формулу ячейка пуста или содержит нецифровые данные.

Для расчета значения ячейки можно использовать значения ячеек другой размещенной на чертеже таблицы. Ссылка на таблицу будет содержаться в формуле.